Định dạng trang và in bảng tính trong Excel 2010

Tiếp theo trong chuỗi bài hướng dẫn về Microsoft Excel 2010, bài viết này sẽ giới thiệu với các bạn về Định Dạng Trang Và In Bảng Tính

Các chế độ hiển thị trang trong Excel
Excel 2010 hỗ trợ mạnh hơn trong việc in ấn, với nhiều chế độ xem trực quan giúp bạn có thể thấy được kết quả in ngay trên màn hình.
Có 3 chế độ hiển thị là Nornal View, Page Layout View và Page Break Preview. Để truy cập các chế độ xem vào nhóm View ->chọn Workbook Views ->chọn kiểu xem.
• Normal View: Đây là chế độ bạn sử dụng thường xuyên trong quá trình nhập liệu, tính toán,… trên bảng tính và là chế độ mặc định của Excel.
• Page Layout View: Là chế độ xem trước khi in, trong chế độ này bạn vẫn có thể tính toán và nhập liệu.
• Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với các dấu phân trang, tại đây bạn có thể chia lại trang bằng cách kéo thả các đường chia cách trang.

Thiết lập thông số cho trang in
Tất cả các tùy chọn thiết lập thông số trang in có tại nhóm Page Layout ->nhóm Page Setup (Margins: tùy chọn lề trang, Orientation: chiều trang ngang hay dọc, Size: tùy chọn khổ giấy, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks: tùy chọn ngắt trang, Background: chèn hình nền, Print Titles: tùy chọn in tiêu đề lặp lại trên mỗi trang,…). Bạn có thể thiết lập các thông số tại đây hoặc vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh. Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào nhóm Page Layout ->đến nhóm Page Setup ->nhấn vào nút  mở hộp thoại góc dưới bên phải

Chiều trang in (Orientation)

1. Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Orientation ->chọn Portrait (trang dọc)/ chọn Landscape(trang ngang)
2. Trong hộp thoại Page Setup ->chọn ngăn Page ->Orientation ->chọn chiều trang in Portrait / Landscape
Khổ giấy (Size)
1. Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Size ->chọn khổ giấy
2. Trong hộp thoại Page Setup ->chọn ngăn Page ->Page size->chọn giấy

Căn lề giấy (Margins)
1. Ribbon - >Page Layout ->Page Setup ->Margins ->chọn kiểu chừa lề
2. Trong hộp thoại Page Setup ->chọn ngăn Margins ->nhập các giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới),Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu trang), Footer (lề tiêu đề chân trang). Ngoài ra còn có tùy chọn canh giữa: Horizontally (canh giữa trang theo chiều ngang) và Vertically (canh giữa trang theo chiều dọc)

Chọn vùng in (Set Print Area)
Quét chọn vùng cần in, vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Print Area ->Set Print Area.

 Ngắt trang (Page Break)
• Chèn ngắt trang ngang: Di chuyển ô hiện hành đến nơi sẽ chèn ngắt trang tại cột A, sau đó vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Breaks->Insert Page Break. (Nếu không để ở cột A sẽ ngắt trang theo chiều ngang và dọc)
• Bỏ từng dấu ngắt trang: Di chuyển ô hiện hành đến ô nằm ngay dưới dấu, sau đó vào Ribbon->Page Layout ->Page Setup->Breaks ->Remove Page Break.
• Bỏ tất cả đánh dấu ngắt trang: Ribbon->Page Layout ->Page Setup->Breaks->Reset All Page Breaks.

Thêm hình nền (Background)
Vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup->Background ->chọn hình lưu trữ trên máy->nhấn nút Insert

In tiêu đề dòng và cột (Row and column headers)
Vào Ribbon ->Page Layout->Sheet Options->Headings->chọn Print

In tiêu đề cột và dòng lặp lại ở các trang
B1. Vào Ribbon->Page Layout->Page Setup->Print Title
B2. Tại ô Rows to repeat at top ta quét chọn dòng số 1 vào ->$1:$1
B3. Tại ô Columns to repeat at left ta quét chọn cột A ->$A:$A
B4. Nhấn OK hoàn tất.
 

Hình minh họa chọn in lặp lại các tiêu đề dòng 1 và cột A

Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in
Trong một số trường hợp ta cần in nén hay phóng to nội dung vào một số trang nhất định khi đó ta dùngRibbon->Page Layout ->Scale To Fit ->Scale. Ta có thể thu nhỏ tài liệu đến 10% và phóng to tới 400%.

Ngoài ra ta có thể ép Excel in tài liệu ra với số trang ta qui định tại Ribbon->Page Layout ->Scale To Fit->Width và Ribbon->Page Layout ->Scale To Fit ->Height.

In đường lưới của các ô
Để in đường lưới kẽ các ô trong bảng tính ta chọn Ribbon->Page Layout ->Sheet Options->Gridline->Print.
Thêm thông tin vào đầu trang và chân trang (Header và Footer)
Header chứa các thông tin xuất hiện ở đầu mỗi trang và Footer chứa các thông tin xuất hiện ở cuối mỗi trang. Các phiên bản trước ta dùng ngăn Hearder/ Footer trong hộp thoại Page Setup để thêm Header và Footer nhưng phiên bản này làm bằng một cách khác dễ dàng và trực quan hơn, đặc biệt có thể chèn hình vào.
Vào Ribbon View ->chuyển sang chế độ xem Page Layout->Tiến hành thêm Header và Footer vào.
Lưu ý bạn phải nhấp chuột vào vùng Header hoặc Footer thì nhóm lệnh Design mới hiện ra.

Các nút lệnh trong thanh Design
Các mã lệnh và nút lệnh trong Header và Footer

Nút lệnh	Mã lệnh	Chức năng
	&[Page]	Hiển thị số trang tài liệu
	&[Pages]	Hiển thị tổng số trang được in
	&[Date]	Hiển thị ngày hiện tại
	&[Time]	Hiển thị giờ hiện tại
	&[Path]&[File]	Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin và Tên tập tin
	&[File]	Hiển thị tên tập tin
	&[Tab]	Hiển thị tên sheet
	Không có	Chèn hình lựa chọn vào. Bạn phải tìm đến hình cần chèn vào trong hộp thoại Insert Picture, chọn hình và nhấn nút Insert.
	Không có	Thiết lập các thông cố cho hình chèn vào.

Do Excel dùng ký hiệu & để bắt đầu mã lệnh, do vậy trong trường hợp đoạn văn bản trong Header và Footer cần dùng ký hiệu & thì bạn hãy nhập ký hiệu này 2 lần &&. Ví dụ bạn muốn nhập “Công thức & Hàm” vào Header thì hãy nhập “Công thức && Hàm”. Các lựa chọn khác của Header và Footer:
• Different First Page: Nếu chọn thì bạn có thể thiết lập thông tin khác vào header/ footer của trang đầu tiên so với header/ footer của các trang còn lại trong tài liệu.
• Different Odd & Even Pages: Nếu chọn, thì bạn có thể đặt header/ footer khác nhau cho các trang chẵn và các trang lẻ.
• Scale With Document: Nếu chọn, kích thước chữ của header/ footer sẽ tăng giảm theo tài liệu khi tài liệu sử dụng chức năng in có điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ.
• Align With Page Margins: Nếu chọn, lề trái và lề phải của header/ footer canh đều với lề trái và lề phải của tài liệu.

Thiết lập thông số hộp thoại Print
Để gọi hộp thoại Print, bạn chọn nút Office->chọn Print hay nhấn tổ hợp phím <Ctrl+P>. Dùng hộp thoại này để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lượng bản sao và một số tùy chọn khác.
 
• Selection: Chỉ in vùng đang chọn trước nhấn lệnh Office->Print
• Active sheet(s): Chỉ in sheet hiện hành hay các sheet đang chọn.
• Entire workbook: In toàn bộ workbook
• Table: Chỉ có tác dụng khi ô hiện hành đang trong một bảng, nếu chọn thì chỉ in bảng này.
• Ignore print areas: Khi chọn, Excel sẽ bỏ qua tất cả các thiết lập vùng in đã thực hiện.

Các lưu ý khác
Ngăn không cho in một số vùng
Trong một số trường hợp, dữ liệu có các thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn in ra. Khi đó bạn làm theo các cách sau. Ẩn các dòng hay cột chứa thông tin đó. Home ->Cells->Format->Chọn lệnh ẩn.

• Tô màu chữ giống với màu nền của các ô.
• Vẽ hình đè lên vùng dữ liệu nhạy cảm.

Ngăn không cho in các đối tượng
Một số đối tượng trên bảng tính như đồ thị, hình vẽ, SmartArt mà bạn không muốn in thì làm như sau:
B1. Nhấp phải chuột lên đối tượng và chọn Size and Properties.
B2. Chọn ngăn Properties trong hộp thoại
B3. Bỏ lựa chọn tại Print Object.

Quý khách có nhu cầu Đào tạo Microsoft Office, Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ thông tin đào tạo một cách tốt nhất!
Email: dungdq@esvn.com.vn
ĐT: 098-953.2900Công ty ESVN luôn sẵn hàng hợp tác về lĩnh vực: Đào tạo Microsoft Office, đào tạo sharepoint, Giải pháp sharepoint, Cổng thông tin SharePoint, giải pháp doanh nghiệp, thiết kế web, thương mại điện tử, đào tạo thiết kế web

Công ty cổ phần Eastern Sun Việt Na

Làm việc với bảng biểu trong microsoft word 2010

23/02/2013

Tiếp theo trong bài viết chèn đối tượng vào văn bản microsoft word 2010, bạn sẽ thực hiện các thao tác làm việc với bảng biểu trong microsoft word 2010.

1. Thao tác tạo bản và hiệu chỉnh bảng
Tạo bảng
Để tạo một bảng:
• Đặt con trỏ vào trang nơi bạn muốn tạo bảng
• Chọn tab Insert trên vùng Ribbon.
• Chọn vào nút Tables trên nhóm Tables. Bạn có thể tạo một bảng theo một trong 4 cách sau:
 
- Đánh dấu số dòng và cột
- Chọn Insert Table và nhập số dòng và cột
- Chọn vào Draw Table, tạo bảng bằng cách kích và nhập số dòng và cột
- Chọn Quick Tables và chọn bảng.
 

Nhập dữ liệu trong một bảng 
Đặt con trỏ vào ô bạn muốn nhập thông tin. Và bắt đầu nhập

Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng
Để chỉnh sửa cấu trúc của bảng:
• Chọn vào bảng và bạn sẽ thấy có hai tab mới trên vùng Ribbon là: Design và Layout. Hai tab này dùng để thiết kế và bố trí bảng.
 

Trên tab Design, bạn có thể chọn:
• Table Style Options
 
• Draw Borders



Để định dạng bảng, Chọn vào bảng và chọn tab Layout. Tab Layout này cho phép bạn thực hiện:
 
• Xem Gridlines và Các thuộc tính (có trên nhóm Table).
• Chèn dòng và cột (có trên nhóm Row & Columns).
• Xóa bảng, Dòng và cột (nhóm Rows & Columns).
• Trộn hoặc tách các ô (có trên nhóm Merge).
• Tăng và giảm kích thước ô (có trong nhóm Cell Size).
• Canh lề văn bản trong các ô và thay đổi hướng văn bản (nhóm Alignment).

2. Định dạng đường viền và nền cho bảng

 a. Định dạng đường viền cho bảng
Tạo đường viền cho Tables ta làm các bước sau: 
- Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools.
- Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders

- Chọn các kiểu đường viền và nhấp OK

 b. Tô nền cho bảng
Phối hợp màu sắc để tạo nền cho Tables. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
-  Chọn các ô cần tô màu, sau đó nhấn vào Tables Tools chọn Design.
-  Chọn tiếp mục Shading và chọn màu nền cho ô đó.
 
Bạn có thể phối hợp các màu để cho Tables của bạn ấn tượng hơn

 3. Chèn công thức toán học vào bảng

Người dùng vẫn nghĩ công cụ Table của Word đơn giản chỉ là trình bày dữ liệu dạng bảng với dòng và cột nhưng thực tế, tuy không thể so sánh được với Excel về mặt tính toán, song Word cũng cho phép người dùng có thể thực hiện được một số phép tính cộng, trừ, nhân, chia để hỗ trợ hơn cho người dùng.

Cũng có thể người dùng cho rằng tính toán trong Word còn chậm hơn là tính bằng tay rồi điền kết quả vào. Tuy nhiên, điểm lợi thế hơn hẳn khi tính toán luôn trong Table của Word là việc khi chỉnh sửa dữ liệu thì máy có khả năng cập nhật kết quả, còn nếu tính bằng tay thì lại phải tính lại và điền lại. Lúc đó thì tính toán bằng tay lại chậm hơn.

Bảng 1. Bảng dữ liệu cần tính toán
Lấy ví dụ cụ thể như ở bảng 1. Để thực hiện bảng dữ liệu trên, người dùng thực hiện qua ba bước: nhập dữ liệu, tính toán và định dạng.
Bước 1. Nhập dữ liệu tất cả các cột, trừ cột Thành tiền
Bước 2. Tính Thành tiền = Số lượng + Đơn giá:

Hộp thoại Formula

- Kích chuột vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, chọn lệnh Layout, nhóm Data, chọn Formula (fx)
 
- Nhập công thức tính theo hai cách tại ô Formula:
 
+ Tính trực tiếp theo cách dùng địa chỉ theo dòng và cột của Excel. Trong trường hợp cụ thể này, Số lượng là cột D, Đơn giá là cột C, dòng cần tính là dòng 2, nên công thức tính sẽ là =c2+d2
+ Hoặc có thể sử dụng các hàm có trong ô Paste Function ở bên dưới hoặc gõ tên hàm vào. Trong Word có thể sử dụng các hàm cơ bản như: Sum (tính tổng), Count (đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị lớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất), Product (nhân) … và có thể sử dụng địa chỉ ô và vùng như Excel. Để tính Thành tiền có thể viết như sau: = Product(left) hoặc = Product(c2:d2)

 - Chọn chế độ định dạng tại ô Number Format (ví dụ: #,##0)
Bước 3. Sao chép xuống các ô bên dưới: Bôi đen kết quả vừa tính, chọn copy và paste xuống các ô bên dưới của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo dòng.
Bước 4. Tính tổng: kích chuột vào ô cuối cùng của dòng Thành tiền và chọn Layout/Formula, nhập công thức =sum(above) và chọn chế độ định dạng tại ô Number Format rồi OK.
Trong quá trình làm việc, nếu dữ liệu tại các cột Số lượng và Đơn giá có điều chỉnh thì chỉ cần bôi đen cột Thành tiền và bấm F9 thì máy sẽ tự động cập nhập kết quả theo số liệu mới.
Chú ý: nếu người dùng nhập sai kiểu số liệu hoặc trong bảng có các ô dạng Merge Cells thì có thể kết quả tính toán sẽ không chính xác.

 Hộp thoại Formula
- Formula: Hiển thị hàm, công thức tính toán. Bắt đầu mỗi hàm hay công thức đều phải bắt đầu từ dấu “=” (SUM(ABOVE): Tỉnh tổng các giá trị ở trên). Bạn phải điền đúng công thức của mỗi hàm.
- Number format: Các định dạng kiểu số
- Paste Function: Các hàm cơ bản:
ABS: Trị tuyệt đối
AND: Hàm và
AVERAGE: Tính trung bình
COUNT: Đếm
IF: Hàm điều kiện
INT: Hàm chia lấy phần nguyên
MAX: Hàm lớn nhất
MIN: Hàm nhỏ nhất
MOD: Hàm chia lấy phần dư
NOT: Hàm phủ định
OR: Hàm hoặc
ROUND: Hàm làm tròn
SUM: Tính tổng

4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại

 • Chuyển đổi từ  Table sang Text:
- Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong Table
- Trong thẻ Layout, nhóm Data, nhấn nút Convert to Text

- Hiển thị hộp thoại sau:
 
- Dùng các ký hiệu để phân cách nội dung trong ô thuộc Table

• Paragrahp marks dấu phân đoạn (tương đương nhấn phím Enter)
• Tabs: có khoảng cách phím Tab
• Commas: dấu phẩy
• Other: dấu khác các dấu đã nêu bên trên, bạn gõ vào dấu bạn muốn bên cạnh

- Nhấn OK

 • Chuyển đổi từ  Text sang Table:
- Chọn dữ liệu muốn chuyển đổi thành Table
- Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn Convert Text to Table
 
- Hiển thị hộp thoại sau:

- Chọn tùy chọn thích hợp sau đó nhắp nút OK
- Dùng các ký hiệu để phân cách nội dung trong ô thuộc Table

• Paragrahp marks : dấu phân đoạn (tương đương nhấn phím Enter)
• Tabs : có khoảng cách phím Tab
• Commas : dấu phẩy
• Other : dấu khác các dấu đã nêu bên trên, bạn gõ vào dấu bạn muốn bên cạnh

Quý khách có nhu cầu Đào tạo Microsoft Office, Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ thông tin đào tạo một cách tốt nhất!
Email: dungdq@esvn.com.vn
ĐT: 098-953.2900Công ty ESVN luôn sẵn hàng hợp tác về lĩnh vực: Đào tạo Microsoft Office, đào tạo sharepoint, Giải pháp sharepoint, Cổng thông tin SharePoint, giải pháp doanh nghiệp, thiết kế web, thương mại điện tử, đào tạo thiết kế web

Công ty cổ phần Eastern Sun Việt Nam